Skip to main content

🛒 Manajemen Pesanan

Definisi

Pesanan adalah kelompok order yang dibuat dalam satu nota. Dalam satu pesanan dapat berisi beberapa Purchase Order (PO).

Sistem pesanan dirancang untuk memudahkan pengelolaan pesanan yang kompleks dengan banyak PO dalam satu nota.

📚 Konsep Dasar Pesanan​

Mengapa Pesanan Dibuat dalam Kelompok?​

Alasan Strategis

Terdapat dua alasan utama mengapa pesanan dikelompokkan dalam satu nota.

1. Memudahkan Monitor Pesanan dengan Banyak PO​

Terkadang pesanan perlu dipisahkan karena:

  • Kebutuhan produk berbeda-beda
  • Judul desain yang berbeda
  • Target delivery yang berbeda
  • Tim produksi yang berbeda

Keuntungan:

  • Tim produksi lebih fokus
  • Mengurangi kesalahan informasi
  • Tracking lebih mudah
  • Reporting lebih akurat

2. Penagihan Lebih Mudah Jika Dikelompokkan​

  • Invoice dapat digabungkan atau dipisahkan sesuai kebutuhan
  • Pembayaran lebih terkontrol
  • Riwayat transaksi lebih jelas
  • Laporan keuangan lebih akurat

➕ Cara Menambahkan Pesanan​

Langkah-langkah

Ikuti panduan berikut untuk menambahkan pesanan baru.

  1. Login sebagai Admin
    Masuk ke sistem menggunakan akun dengan akses Admin.

  2. Akses Menu Pesanan
    Pilih menu Pesanan pada sidebar navigasi.

  3. Tambah Pesanan Baru
    Klik tombol Tambah pada halaman pesanan.

  4. Pilih atau Tambah Client

    • Pilih client yang sudah terdaftar
    • Jika client belum ada, klik Pelanggan Baru untuk menambah

  5. Isi Formulir Pesanan
    Lengkapi semua field yang diperlukan.

  6. Simpan Pesanan
    Klik Simpan untuk menyimpan pesanan baru.

📦 Cara Menambahkan Purchase Order (PO)​

Struktur PO

Purchase Order (PO) adalah detail pesanan yang berisi spesifikasi produk dan desain.

Langkah-langkah Menambahkan PO​

  1. Buka Detail Pesanan
    Masuk ke menu Pesanan dan pilih pesanan yang dimaksud.

  2. Akses Menu Invoice
    Klik menu pada nama pesanan dan pilih Invoice.

  3. Tambah PO Baru
    Klik tombol Tambah PO pada halaman invoice.

  4. Isi Formulir PO
    Lengkapi semua detail PO:

    • Jenis produk
    • Jumlah
    • Size breakdown
    • Model dekorasi
    • Spesifikasi lainnya

  5. Tambahkan Produk
    Pilih produk yang akan dipesan dari katalog.

  6. Isi Keterangan
    Tambahkan informasi pendukung yang diperlukan.

  7. Upload File

    • Mockup: Upload gambar mockup desain
    • File ZIP: Upload file desain untuk setting printing

  8. Isi Invoice
    Tambahkan detail invoice termasuk:

    • Add on produk
    • Biaya pengiriman (ongkir)
    • Biaya admin (cas)
    • Potongan/diskon

  9. Tambahkan Pembayaran
    Catat pembayaran pada menu pembayaran sesuai dengan nominal yang sudah disepakati.

  10. Lakukan Move Order
    Pindahkan pesanan ke tahap berikutnya melalui fitur Move Order.

🎯 Persyaratan PO untuk Produksi​

Ketentuan Penting

Purchase Order hanya dapat dikirimkan ke produksi jika telah memenuhi persyaratan berikut.

Syarat PO Bisa Diproduksi​

SyaratKeterangan
✅ Nomor SODibangkitkan otomatis setelah ada pembayaran
✅ PembayaranMinimal DP sudah diterima
✅ Desain FinalDesain sudah disetujui oleh klien
✅ Spesifikasi LengkapSemua detail produk sudah terisi
✅ File LengkapMockup dan file setting sudah diupload

Alur Pengajuan PO ke Produksi​

📝 Draft PO → 💬 Negosiasi → 💰 Pembayaran → 🎨 Desain → ✅ Approval → 🏭 Produksi

💡 Tips Pengelolaan Pesanan​

  1. Selalu Update Status - Gunakan fitur move order untuk setiap perpindahan tahap
  2. Cekdeadline Rutin - Pantau pesanan yang mendekati deadline
  3. Komunikasi aktif - Informasikan klien tentang progress pesanan
  4. Backup File - Simpan file desain dengan aman
  5. Dokumentasi Lengkap - Pastikan semua detail sudah terisi
Penting

Purchase Order yang tidak memiliki nomor SO tidak dapat diproses ke produksi. Pastikan pembayaran sudah diterima sebelum mengirim ke produksi.